残業削減

【本業効率化】仕事の時短テクニック(PC操作編)

こんにちは。ボンゴです。



コロナ禍で緊急事態宣言真っ最中の2021年1月現在。



将来への不安も大きくなり、この機会に副業を始じめた方、始めようとしている方も多いと思います。

ボクは本格的に副業を始めてから約1年が経過しています。



結論

「副業は時間確保との戦い!」



です。



本業が忙しすぎて帰宅するのが21時前後になると、そこから夕食食べて

「さあ!副業だ!」と気合を入れ直せる方は少ないと思います。

(少なくともボクには無理です。)



仮に無理に遅い時間から副業スタートしても、寝る時間が遅くなり翌日寝不足の状態で本業開始。

効率上がらずにまた残業▶帰宅時間が遅くなる。の負のループに陥ります。



今回の記事ではボクが実際に実践してきた、誰でもできる仕事(本業)の時短テクニックをご紹介していきます。



主にPC操作関連のテクニックになるので、



「仕事であまりPC使わない!」



という方は参考程度に眺めていただけると幸いです。



✅この記事でわかること

誰でもできる仕事の時短テクニック

オススメ時短アイテム



✅この記事の信憑性

今回ご紹介する方法で、ボクはなんとか時間効率化を図り下の図のような感じで残業時間の削減に成功しました。

今月はなんと入社後初、残業時間0時間を達成見込みです。

残業減らした時間で、定時退社▶副業▶早寝早起きができているのである程度参考にしていただけると思います。

■ボクの残業時間推移(2019年7月〜2021年1月)





【本業効率化】仕事の時短テクニック(PC操作編)



どんな仕事でも応用可能な時間短縮の基礎。

それは



「探す時間を限界まで減らす」



ことです。



PCを利用するサラリーマンはめちゃめちゃ経験あると思います。



あなた
「あのファイルどこだっけ」
あなた
「〇〇さんに送るデータどこに格納したっけ」

部長「前回の会議資料データ頂戴!」

あなた
(え?どこに保存したっけ。。)



 

PCを利用するサラリーマンは特にこんな事って日常茶飯事では無いでしょうか?



サラリーマンが、勤務中に「探し物」をしている時間はなんと年間150時間もあると言われています。

年間勤務日数が250日だとすると、1日平均35分以上も探し物をしていることになります。



「探す時間」を限界まで減らす具体的な方法4つ



①デスクトップに置いておくファイルは5個以内

②デスクトップに「作業中」フォルダを作り、一旦のデータ退避先をつくる

③ダウンロードフォルダは常にカラにしておく。

④紙は絶対に印刷しない。



デスクトップ画面にファイルが山の方に保存されている方は、かならず「探す時間」が多く発生しています。

デスクトップは「今この瞬間に利用するものだけを一時的に保存する」くらいに留めておくのがおすすめです。



「後で必要になるかも」

「消したらマズいかも」



というファイルは②の「作業中フォルダ」を作成し、とりあえずそこに突っ込んでおきましょう。

(大抵の場合「後で使うかもデータ」は使いません。)



この作業中フォルダは「毎週金曜日に棚卸し」をして必要な場所に整理して格納するか削除しましょう。



③のダウンロードフォルダを空に。



ご存知の通りドライブからデータをダウンロードする時、メールの添付ファイルをダウンロードする時。

とにかく何かデータをダウンロードした際に必ずここにストックされます。



つまり今すぐ必要なデータが溜まっていく場所になります。



ここが沢山のファイルで溢れている状態だと、



「今すぐ必要なデータ」をダウンロードフォルダの中から探す時間が大量に発生してしまします。



必ずダウンロードフォルダはカラにしておくのがオススメです。



正直この3つだけ徹底的に守れれば、かなり作業効率があがり残業時間が減ります。



④は仕事内容によっては印刷が必須の場合もあるので一概には言えないかもしれません。



でも可能な仕事内容の方は「複合機利用禁止」くらいの気合でとにかく紙を印刷するという行為を可能な限り減らしてみてください。



ボクはここ1年間は、印刷が必須な「上長印が必要な書類」や「お客様先に持っていく提案書」以外は1つも印刷という行為をしていません。



よく自分のタスク管理や、記憶のために印刷した紙をストックしたり、付箋を利用したりする方がいます。

しかし、殆どの場合PCデータ上で管理したほうが生産性が高いです。



Google標準アプリで「TODO管理」や「GoogleKeep」があるのでこの辺りをフル活用して、印刷0を目指してみてください。



Google ToDo
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開発元:Google LLC
無料
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Google Keep - メモとリスト
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無料
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作業スピードを向上させるおすすめPC周辺機器

沢山のYouTuberさんやブロガーさんが口を揃えていオススメしていたので半信半疑で購入しました。



「トラックボール型のマウス」


最初の1日間だけ慣れる時間が必要ですが、2日目からは作業効率がバク上がりします。



通常マウス▶肘から先を動かす必要あり

トラックボールマウス▶親指のみ



ボクも最初は戸惑いましたし、親指がつりそうになりました。

しかし慣れた今は、逆に通常のマウスで操作すると体感作業効率が1.5倍位悪くなる気がします。



ボクはトラックボール方のマウスと合わせて、手首を支えるタイプ「マウスパット」も利用しています。

とにかく長時間の事務作業が疲れません。

マウスとマウスパットをブルーで統一して、個人的に満足感に浸っています。







まとめ:時短テクニックとは「探す時間」を減らすこと。

今回の記事ではPC操作にフォーカスして時短テクニックをご紹介しました。



しかし実は今回ご紹介したテクニックと同等かそれ時間短縮を図ることができるのが



「自分が次に何をすべきか悩む」時間を削減することです。



言い換えれば「自分が次Iに何をすべきか「探す時間」の削減という感じです。



この探す時間をへらすためには、以下を把握する必要があります。



「全タスクの見える化」

「優先順位付け」

「各タスクにかかる時間」



またまとめて別記事にする予定なので良かったらチェックしてください。



残業せずに定時で退社できれば、ほとんどの方が帰宅してから3時間前後は副業に費やすことができると思います。



「1000時間の法則」



何事もセミプロ、中上級者と言われるレベルに達するまでは1000時間かかるという法則があります。



残業減らして一日3時間の副業を1年弱継続すれば、その分野のセミプロレベルになれるはず!!



ボクも定時退社してイラストの勉強がんばります。

この記事を読んでいただいた方が少しでも、自分の狙っている分野のセミプロに近づき、副業を成功させてくれたら嬉しいです。

ここまで読んで頂きありがとうございました。

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